klantcontact Archieven - Pagina 4 van 4 -

NPS: iets voor de horeca, maar niet voor IT

Ontevreden klanten lopen (eerder) weg, zo weten we uit ons kruideniersverleden. Sinds de uitvinding van marketing hebben we geprobeerd klanttevredenheid te vangen in cijfers en beleid. Daarom hebben we op het vlak van consumentenmarketing veel energie gestoken in rententie- en loyaliteitsprogramma’s. Daar hoor je nu niet meer zo veel over. Begrijpelijk, want onze portemonnees en portefeuilles puilen uit van de voordeel- en vasteklantenkaarten. Loyaliteitsprogramma’s zijn inmiddels overstemd door customer journey’s, NPS en CES. De customer experience staat voorop. Het is net als met big data en seks tussen tieners: iedereen heeft het er over, maar het blijft de vraag wie het werkelijk doet.

Customer experience, customer journeys, CES en zelfs NPS kunnen rekenen op groot enthousiasme uit onverwachte hoek. In helpdeskland, waar medewerkers als IT-eindgebruiker binnen bedrijven en instellingen worden geholpen, is er blijkbaar nog tijd IT eindgebruiker en geld over. Er wordt in ieder geval ruime aandacht besteed aan het meten en vergroten van de tevredenheid van eindgebruikers. Steeds vaker geven CIO’s de opdracht om de tevredenheid over de IT-dienstverlening te meten aan de hand van de net promoter score of NPS. De belangrijkste vraag daarbij is: ‘zou u … aanbevelen aan uw vrienden of collega’s?’ Op de plek van de puntjes kan van alles worden ingevuld: de IT-support, een applicatie of een willekeurige dienst. Promoters bevelen jouw dienst aan, passives zijn neutraal en detractors zijn negatief. De verhouding tussen promoters en detractors leidt tot het NPS-cijfer waar iedereen zich op blind staart. Ter illustratie: de meeste Nederlandse banken hebben al jaren lang een negatieve NPS. Meer detractors dus dan promoters.

Wat wil een IT-eindgebruiker? Dat IT-systemen functioneren (continu, dus beschikbaar en betrouwbaar en met voldoende snelheid); dat ze eenvoudig en gemakkelijk toegang bieden tot informatie; dat ze voldoen aan, en meegroeien met de eisen die het werk stelt. Als systemen op al deze punten in orde zijn, worden ze niet als een obstakel gezien, maar dragen ze bij aan het succes van medewerker en bedrijf. Maar IT die volgens verwachting functioneert is een hygiënefactor, een commodity maar beslist geen satisfier. Zodra systemen normaal functioneren, hoor je niemand meer bij de koffiemachine tegen een collega vertellen: “ons ERP-systeem was vandaag nog sneller dan gisteren!”. Laat staan dat medewerkers hun eigen IT-afdeling (of een Office-toepassing) gaan aanbevelen bij een collega’s – het idee achter NPS. Er is geen marktwerking als het gaat om het werken met enterprise applications of het bellen van de helpdesk. Zonde van je tijd dus om dit te meten.

Toch hollen steeds meer CIO’s achter NPS aan. Ze tuigen onderzoek op dat drijft op tevredenheid als een resultaat van productiviteit. Het meten van tevredenheid klinkt menselijk en sympathiek, maar het leidt ook de aandacht af van iets wat veel belangrijker en vervelender is. Ontevreden (interne) klanten of ontevreden IT-eindgebruikers laten zien waar de fouten en gebreken in je IT-systeem zitten. Dat maakt je kwetsbaar: je moet die problemen niet alleen oplossen (want anders blijven ze klagen, die eindgebruikers) maar ze dicteren ook waar je aandacht aan moet besteden. Ontevredenheid zou je belangrijkste stuurmiddel kunnen zijn, maar het is prettiger om in de boardroom iets te vertellen over veranderingen in tevredenheidsscores of NPS dan over de groep eindgebruikers die bij het doen van werk gehinderd wordt door falende systemen.

NPS is ook populair, omdat het over het algemeen geen realtime score is. Het verlaagt de druk aanzienlijk wanneer je als CIO kunt volstaan met het geven van een toelichting op een score die eens per week of per maand uit een rapport rolt. Die aanbevelingsscore van de IT-afdeling is een geweldige bliksemafleider.

Terug naar die IT-eindgebruiker. Als de concurrentie echt zo hevig is als in de boardroom wordt beweerd en men heel scherp wil sturen op kosten en een snelle time to market, dan moet alle interne slack geëlimineerd worden. Dan moet je niet tevredenheid meten, maar de business impact van IT-verstoringen op eindgebruikersniveau. Hoeveel tijd was je kwijt met het zoeken naar oplossingen voor IT problemen? Hoe vaak miste je een goede connectie? Wanneer zat je voor het laatst te kijken naar een traag systeem of een systeem dat vastliep? Ontevredenheid is een van de resultaten van al deze ellende en daarmee een uitstekende indicator die uitlegt waar de echte verbetering is te boeken.

Eindgebruikerstevredenheid, net promoter score en user experience? Laat dat maar over aan de Efteling, de Librije of de bezorgservice van de lokale sushi-tent.

[wp_twitter]

Relevant voor de klant

Banken en (zorg)verzekeraars hebben een dubbele verantwoordelijkheid: ze hebben een maatschappelijke rol in het fundament van de economie, maar moeten ook klanten winnen en behouden. Innovatie en digitalisering gaan hand in hand en in dat krachtenveld spelen tegenstellingen als veiligheid en gemak, privacy en openheid en stabiliteit en dynamiek. Eind juni was ik aanwezig bij een event van KPN en Giarte met als thema ‘de digitale agenda in de financiële wereld’. Verschillende sprekers wierpen daar hun licht op digitalisering en innovatie in retail banking.

Veel organisaties, ook banken, geven aan dat zij ‘de klant centraal stellen’ als uitgangspunt hanteren. Meestal komt dat neer op: hoe kan de klant zo goed mogelijk ingepast worden in de wereld (digitaal en fysiek) en processen van de organisatie? Paul Iske, Chief Dialogues Officer bij ABN AMRO, pleitte echter voor een kanteling. Om succesvol te zijn als organisatie zal je een plek in het leven van de klant moeten veroveren. De vraag is dus eerder: hoe past jouw organisatie in de wereld van de klant? Of vanuit CRM (customer relationship management) geredeneerd: bedrijven zullen moeten toewerken naar ‘customer managed relationships’, hetgeen vereist dat men de wereld kan beschrijven vanuit het perspectief van de klant. Iske stelde dat voor deze kanteling werkelijke vernieuwing nodig is. Die kan je op het spoor komen door creatief te zijn: door nieuwe vragen te stellen, bestaande combinaties op een andere manier toe te passen of door onverwachte verbindingen te creëren.

Ook Qiy is een fenomeen dat inspeelt op deze kanteling richting klant. Steeds vaker tuigen bedrijven allerlei voorzieningen op zodat de consument bij het digitaal zaken zelf aan de knoppen kan zitten. Het lijkt tegenstrijdig, maar sinds de opkomst van het internet is de macht van de consument over zijn eigen data sterk afgenomen, en die van bedrijven flink gegroeid. Selfservice- en persoonlijke omgevingen zoals ‘mijnbank.nl’ zijn vooral gericht op het verzamelen van data, waarbij niet de klant, maar de organisatie in de driver seat zit. Denk aan het aanvragen van een hypotheekofferte, waarbij wij als een soort datatypist alle gegevens die de hypotheekverstrekker wil hebben, uit allerlei bronnen verzamelen en doorsturen. Daarna doen we zaken met slechts een verstrekker, terwijl de data bij de andere verstrekkers gewoon blijven opgeslagen. Als consument zijn we dus veel bezig met het heen en weer dragen van data, zonder dat we zelf volledig kunnen beschikken en beslissen over al die data. Volgens Qiy kan dit slimmer worden georganiseerd door de consument op te laten treden als regisseur over zijn eigen data. De consument kan dan specifieke bedrijven en instellingen toegang verschaffen tot onderdelen van zijn persoonlijke gegevenshuishouding. Dit nieuwe denken vraagt om spelregels over het delen en gebruiken van data, maar ook om het creëren van een nieuwe infrastructuur waarbij vertrouwen voorop staat, iets waar de Qiy Foundation al enige tijd aan werkt.

Dat ‘de klant centraal stellen’ over relevantie (of zelfs: onmisbaarheid) gaat, vergt een denkslag. Wat moeten jongeren met nog sneller mobiel internet, dat bovendien verkrijgbaar is bij alle grote netwerkproviders? Het antwoord ligt niet in de technologie, maar in het vinden van toepassingen die het leven van jongeren gemakkelijker of leuker maken. Dat is althans de visie van Heino Maitimu en Kasimir Vermeulen (marketeers bij KPN Hi). Inzicht in de wereld van je doelgroep is cruciaal. Kijken jongeren nog wel naar een lineair product als televisie? Is downloaden vandaag nog relevant of is de toegang tot streaming content veel belangrijker? In 2012 voerde het gebruik van Whatsapp de boventoon en was sms compleet achterhaald, maar tegenwoordig is ‘eten, drinken, internet’ het credo. KPN Hi slaagt er in het leven van jongeren ‘leuker’ te maken met

meowtfit of the day

campagnes gebaseerd op onder meer ‘crappy content’. En aan de servicekant wordt ingezet op apps, selfservice, online fora waar ook klanten elkaar helpen, en het verbreden van de serviceverlening: communicatie over vragen en antwoorden gaat naadloos over in het testen van nieuwe smartphone-modellen.

Het is de vraag of een retailbank volwassen consumenten blij maakt met ‘crappy content’. Maar bij gebrek aan een alternatief dat verder gaat dan het obligate relatiemagazine, slagen banken er maar slecht in om een relevante en persoonlijke relatie met hun klanten op te bouwen. Het gevolg is dat ze een kleurloze en smakeloze commodity zijn en blijven. Wij hebben daar misschien vrede mee, maar jongeren gaan straks andere keuzen maken. Hoogste tijd dus voor een herdefiniëring van het begrip ‘de klant centraal stellen’.

Meer over klantgericht organisaties en klantgericht gedrag vind je in “#Contact – de menselijke factor in customer service“, een nieuw boek over HR in contactcenters.

[wp_twitter]

Klantcontact: fraudepreventie begint bij empowered agents

Klantcontact is mensenwerk; mensenwerk leidt tot frauderisico’s. Hoe zorg je er voor dat kwaliteit en veiligheid van het klantcontactproces hand in hand gaan?

Voor consumenten is online zaken doen volledig ingeburgerd. We oriënteren, vergelijken, bestellen en betalen en doen dat allemaal onbezorgd op onze laptops, tablets en smartphones. Bij al die transacties gaan er allerlei data over en weer. Als consument verwacht je dat alle processen veilig verlopen en dat privacygevoelige informatie in goede handen is.

Wanneer het klantcontact rondom e-commerce wordt geoutsourced, gaan (klant)data ‘op reis: ze komen in handen van medewerkers van een andere organisatie. Ook als uitbesteder van klantcontact verwacht je dat het klantcontact veilig, betrouwbaar en integer verloopt. Als uitbesteder wil je geen (imago)schade oplopen als gevolg van gaten in de informatiebeveiliging.

De expertgroep Veiligheid en Fraude van het onderzoeksprogramma Shopping2020 ziet interne medewerkers, medewerkers van ketenpartners, frauduleuze klanten en beroeps(cyber)criminelen als belangrijkste bedreigingen op het gebied veiligheid & fraude. Hoewel fraude door medewerkers door de Shopping2020-werkgroep wel als belangrijke mogelijkheid wordt gezien, blijft de werkgroep terughoudend met adviezen voor maatregelen zoals training en voorlichting van medewerkers, aandacht voor het vergoedingenbeleid en afspraken met ketenpartners inzake beveiliging (bijvoorbeeld in de SLA’s).

Bedrijven zijn bij de beveiliging van hun processen geneigd eerder naar buiten dan naar binnen te kijken als het gaat om het identificeren van risico’s. Wanneer het bestaan (of het risico daarop) van fraude van binnenuit wordt erkend, betekent dit dat de integriteit van iedereen aan de orde is. Daarom moet bij het bestrijden van fraude van binnenuit rekening worden gehouden met ‘blinde vlekken’ bij stakeholders.

Bedrijven die de klant werkelijk centraal stellen en premium service willen verlenen, zien zich geplaatst voor een breinbreker: hoe kunnen we een uitmuntende service verlenen, zonder in te moeten leveren op veiligheid en resultaat? Het succesvol verkleinen van frauderisico’s begint met het erkennen van de mogelijkheid en het bestaan van fraude: je kunt pas iets aan fraudepreventie gaan doen als het probleem serieus wordt genomen. Wanneer medewerkers zich betrokken voelen bij het bedrijf waar ze werken, zullen ze minder snel geneigd zijn dat bedrijf schade toe te brengen. Het bedrijf benadelen wordt dan gezien als jezelf benadelen. Die betrokkenheid wordt groter wanneer medewerkers zelf invloed hebben en serieus worden genomen.

Het belang van betrokken medewerkers die weten dat ze serieus worden genomen, dat hebben we vaker gehoord! Bedrijven die streven naar excellente dienstverlening met zo veel mogelijk first contact resolution, kunnen niet anders dan inzetten op empowered agents. Wanneer je wil dat agents problemen in een keer volledig oplossen (FRC) of klanten assisteren bij het doen van bestellingen (zodat shopping cart abandonment wordt teruggedrongen), moet je ze voorzien van heldere (ook financiële) bevoegdheden. Dat komt goed uit, want dat zijn precies de kaders die je nodig hebt om kwaliteit te combineren met veilige processen waarbij de kans op schade door fraude minimaal is.

Fraudepreventie in contactcenters en bij e-commerce is een van de vele onderwerpen die aan bod komt in het nieuwe boek ‘#Contact – de menselijke factor in customer service’.

Lees meer over fraudepreventie bij klantcontact op het blog van Teleperformance.

[wp_twitter]

Laat je smartphone maar thuis

Vanaf komend voorjaar worden gemeenten vanuit de VNG verplicht om een wethouder verantwoordelijk te maken voor informatiebeveiliging. Deze afspraak moet worden vastgelegd in het coalitieakkoord. De verwachting is dat door de toenemende mate van ketensamenwerking het aantal normen en compliancy-eisen de komende jaren verder zal toenemen.

Op het vlak van informatiebeveiliging wijken ambtenaren niet veel af van de gemiddelde consument, zo bleek in november 2013 uit een onderzoek van de inspectie SZW. Gemeenten, maar ook andere overheden, hebben echter meer nodig dan alleen een security officer.

Ondanks richtlijnen en controle bleek het gebruik van vertrouwelijke informatie binnen gemeenten niet op orde te zijn. Het Suwi-inkijk incident in november 2013 is daar een voorbeeld van. Gemeenten, het UWV en Sociale Verzekeringsbank wisselen voor de uitkeringsverstrekking en handhaving persoonsgegevens uit via Suwinet. Daarin zijn gegevens in te zien over inkomsten, uitkeringen, autobezit, diplomagegevens en examenresultaten. Gemeenten moeten maatregelen treffen tegen het raadplegen van persoonsgegevens van burgers zonder goede reden. Uit een inspectie kwam naar voren dat slechts vier procent van de gemeenten voor het gebruik van Suwinet voldoende beveiligingsmaatregelen heeft getroffen. 13 procent van de gemeenten voldoet aan geen van de onderzochte normen voor informatiebeveiliging. De Inspectie constateerde tijdens het onderzoek dat dertien van de tachtig onderzochte gemeenten (= 18 procent) in 2012 gegevens van bekende Nederlanders hebben geraadpleegd, zonder dat hiervoor een goede reden is gegeven. In 2012 zijn via Suwinet 112 miljoen keer gegevens uitgewisseld.

Van alle gemeenten heeft 58 procent formeel een security officer aangesteld, die moet adviseren over bijvoorbeeld beveiliging en access management. In verschillende gemeenten bestaat een clean desk policy, maar de meeste aandacht gaat daarbij uit naar vermindering van de papierstroom en verlaging van het aantal administratieve fouten.

Weinig aandacht is er voor de afbakening van Bring Your Own Device. Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) heeft richtlijnen gepubliceerd hoe gebruikers van mobiele devices hun systeem kunnen beveiligen. Het NCSC somt maatregelen op die betrekking hebben op het mobiele apparaat, op het gebruik en de configuratie van het mobiele besturingssysteem (zoals iOS en Android) en op de applicaties (apps) die op het mobiele apparaat zijn geïnstalleerd. Daarbij ligt het accent op bedreigingen van buitenaf zoals afluisteren en het gebruik van clouddiensten (“de beveiliging van dergelijke diensten heeft u niet zelf in de hand en is niet altijd afdoende, wees dus voorzichtig bij onlineopslag vanaf uw mobiele apparaat”). Gebruikers moeten verder het aantal geïnstalleerde apps beperken, de rechten van geïnstalleerde apps tot een absoluut minimum beperken en locatievoorzieningen zoveel mogelijk uit te schakelen, zo luiden de adviezen. Kortom, als we het NCSC moeten geloven liggen de risico’s van mobiel werken vooral in de omgeving. Maar juist het onderzoek van SZW heeft laten zien dat vooral in het gedrag van medewerkers risico’s schuilen.

In sommige sectoren van onze samenleving raakt de informatiebeveiliging het BYOD-beleid. Er zijn organisaties waar je geen smartphone mee mag nemen naar je werkplek. Wanneer je wilt bellen, moet je de telefoon op je bureau of de softphone op je pc of laptop gebruiken. Ook pen en papier zijn niet toegestaan. Daarmee kan worden voorkomen dat scherminformatie wordt gekopieerd. Het lijkt lastig, maar op veel andere momenten kunnen we ook zonder pen en papier. Ik wil niet zeggen dat alle ambtenaren moeten overstappen op een volledig digitale werkplek. Maar ik denk wel dat het tijd wordt om duidelijker regels en strengere audits in te voeren. Gedrag verandert alleen als er duidelijke kaders en sancties bestaan en het goede voorbeeld wordt gegeven. Informatie is geen entertainment, al lijkt het Suwi-incident met het raadplegen van gegevens van BN’ers het tegendeel te bewijzen.

Deze post is tot stand gekomen in samenwerking met de Zero Distance community en T-Systems

[wp_twitter]

Contactcenters in de cloud: wisselend bewolkt

Naarmate customer service processen steeds meer digitaal worden, ligt het voor hand dat contactcenters kiezen voor de cloud. Cloudtechnologie lijkt op het lijf gesneden voor contactcenters: gemakkelijk schaalbaar en kostentechnisch voordelig.

Jaarlijks komt Dimension Data met een grootschalige internationale benchmarkstudie. Het Global Contact Centre Benchmarking Report 2013/2014 (met een omvang van meer dan 230 pagina’s) is een van de belangrijkste en langer lopende benchmarkstudies in de wereldwijde contactcentersector. Het benchmarkrapport van Dimension Data is gebaseerd op 817 respondenten afkomstig uit 11 sectoren en 79 landen. De studie besteedt aandacht aan allerlei facetten van klantcontact: van kanaalvoorkeuren tot responstijden en van verloopcijfers tot innovatieplannen. Dit jaar heeft Dimension Data een opzienbarende conclusie: “The phone is no longer the predominant channel of choice.” Die overgang – social media en webselfservice zijn enorm in populariteit gegroeid – is een goed voorbeeld van hoe de klantcontactsector verandert. Digitalisering van klantcontact is daarbij een van de belangrijkste trends: online is leidend en de onderliggende technologie die deze ontwikkeling drijft is cloud computing.

Contactcenters zien steeds beter in dat ze hun IT-omgeving moeten vereenvoudigen en dat ze de overstap moeten maken naar een flexibel multichannel platform dat door de gehele organisatie wordt gebruikt. Van de early adopters die al IT in de cloud hebben zitten, geeft twee derde van de respondenten aan, dat de cloud toegang biedt tot nieuwe of verbeterde functionaliteit; een zelfde groep geeft aan dat de cloud bijdraagt aan meer flexibiliteit en drie vierde van de executives is van mening dat het de TCO van het service proces verlaagt.

Het Dimension Data onderzoek is niet de enige studie die uitwijst dat de cloud het dominante technologieplatform wordt voor klantcontact. Het aantal contactcenters dat een op cloud technologie gebaseerde infrastructuur gebruikt, is tot nu toe ieder jaar met tientallen procenten gegroeid en DMG voorziet voor 2014 en 2015 groeicijfers van 40 en 35 procent. De on premise hardware gaat naar de schroothoop, de oude software kan in de prullenbak. Of is dat meer wens dan werkelijkheid?

Contactcenters bestaan (naast mensen, goed voor 70 procent van de kosten) hoofdzakelijk uit IT en dus is het logisch dat contactcenters de innovatieroute volgen die gebruikelijk is in IT. In het verleden investeerden contactcenters veel in eigen hardware en software; wanneer er nieuwe functionaliteit nodig was werd er veel gestapeld en over oude systemen werd vaak een schil gelegd. Dat soort ingrepen hebben de laatste jaren bijgedragen aan de toegankelijkheid tot klantinformatie, waardoor de customer service aanzienlijk is verbeterd. De keerzijde is dat de onderliggende systemen niet zijn vernieuwd, laat staan vervangen. Onderhoud van die oude systemen blijft dus noodzakelijk; met de groei van het applicatielandschap nemen de beheerkosten toe. Het wordt dus steeds interessanter om de sprong naar de cloud te wagen, maar ook steeds onaantrekkelijker – want de transformatie naar de cloud is minder eenvoudig dan vaak wordt gesuggereerd en wordt lastiger naarmate het aantal applicaties toeneemt.

Het gaat dan om kernsystemen voor de centrale, routering, wachtrijen en systemen die stuurinformatie geven over agent- en queue performance; management systemen op het vlak van kwaliteit en performance (denk aan quality monitoring) ; ondersteunende systemen zoals scripting, webselfservice- en kennissystemen; service-systemen zoals CRM-applicaties waarmee klantprocessen aangestuurd en gevolgd kunnen worden, en algemene systemen zoals databases, analytics, workflow- en contentmanagement-systemen.

Een overstap of cloud migratie kost volgens sommige aanbieders slechts twee tot drie weken, maar voor contactcenters zijn er weinig redenen om zo’n termijn als uitgangspunt aan te houden. Hoewel de meeste systemen die in contactcenters worden gebruikt als cloud applicatie verkrijgbaar zijn, is er geen enkel platform dat precies alle functionaliteiten geïntegreerd aanbiedt, ondanks de beloften van talloze aanbieders.

cloud contactcenter inplementatietijd — DMG: Cloud-Based Contact Center Infrastructure Market Report

Een overstap naar meer flexibiliteit in ‘kosten en capaciteit’ – typische voordelen van de cloud – kost vooral veel aandacht, tijd en geld. In het voortraject moeten hardware en software licenties worden afgekocht, moet voor verschillende soorten data worden bekeken of ze in de cloud mogen staan, moeten servers worden ‘schoongemaakt’ voor een cloudomgeving, moeten applicaties veelal worden aangepast, en moet de bestaande datacenterdienstverlening worden gewijzigd. Vaak blijken er naderhand contractuele beperkingen te bestaan als het gaat om een exit of een migratie naar de cloud. IDC voorziet een verdrievoudiging van uitgaven aan cloud computing tussen 2012 en 2017. Hardwareleveranciers en systeemintegratiespecialisten zullen het meest te lijden hebben van de afnemende vraag naar lokale systemen. De kans dat zij zich zullen vastbijten in lopende contracten met klanten wordt daarmee groter. Ook het securitybeleid moet opnieuw worden opgesteld en financiële instellingen hebben bij een cloudmigratie, ook van contactcentertechnologie, te maken met toezichthouders zoals DNB.

Marco Gianotten waarschuwt in een commentaar op Computable voor een teveel op techniek georiënteerde benadering van het cloud vraagstuk. “Cloud gaat over: 1) technologie, 2) veiligheid, 3) transitiekosten en 4) gebruikerservaring. We focussen teveel op technologie en veiligheid en veel te weinig op voor de business echt belangrijke zaken: geld en gebruikers.”

Dat dit accent ook in contactcenters dikwijls verkeerd wordt gelegd is te zien aan een andere bevinding uit het Dimension Data rapport. Er treedt verbetering op, maar toch is slechts een minderheid van de contactcenters (40 procent in 2013, 30 procent in 2012) betrokken bij het opstellen van business requirements voor nieuwe technologieoplossingen. Een wake up call voor customer service directeuren en contactcentermanagers die – op weg naar de cloud – nog niet in de drivers seat zitten.

Deze post is tot stand gekomen in samenwerking met de Zero Distance community en T-Systems

[wp_twitter]

Need for speed in klantcontact

De belangrijkste eigenschappen van customer service: aanpassingsvermogen en snelheid. Het contactcenter van de toekomst is agile.

Het organiseren van klantcontact wordt steeds complexer. Een jaar of tien geleden kwam het concept multichannel in zwang: de klant wilde de onderneming op alle mogelijke manieren en tijdstippen kunnen bereiken. Chat, e-mail, webformulieren en selfservice: alles moest mogelijk zijn. Voordeel van meer online dienstverlening was dat het ‘service window’ gemakkelijk kon worden uitgebreid naar 24/7. Bedrijven waren echter nog maar amper ingesteld op multichannel (denk aan de klant die telefonisch navraag doet over een eerder verstuurde e-mail) en social media deed zijn intrede. Om te voorkomen dat er vooral over bedrijven werd gepraat, moesten ondernemingen zich in de online dialoog mengen. Bedrijven moeten nu gezellig meedoen op Facebook en gebruikersfora en tijdig reageren op Tweets. En tot slot is het helemaal hip om op je website tegen klanten te kunnen zeggen ‘regel het allemaal zelf online’. De ‘mijn-‘omgeving is geboren.

mijn ING

Klanten zoeken bij vragen en problemen tegenwoordig eerst online naar een oplossing. Ze verwachten daarbij overigens inmiddels dat ze daar ook echt een antwoord op hun vraag vinden. Wanneer de klant in de telefoon klimt, heeft hij al verschillende andere kanalen geprobeerd. De vraag aan de klantenservice medewerker zal over het algemeen dus ingewikkelder zijn. En de klant zelf zal mogelijk al licht geagiteerd zijn. Waarom zitten al die selfservice oplossingen zo slecht in elkaar dat hij nu moet bellen?

Van voice naar texting?

Hoewel je zou verwachten dat de moderne consument alles zelf online wil regelen (en dat ook steeds vaker doet) hebben contactcenters nog niet echt een daling in het aantal telefoontjes gezien. Dat belverkeer gaat vermoedelijk 20130520_154301 pas teruglopen wanneer de jongste generatie klanten de overhand heeft. Die jongste generatie wil alles online kunnen oplossen en regelen; als er een vraag rijst, moet een facebook- of whatsapp-berichtje voldoende zijn om de klantenservice in beweging te krijgen.
Tien jaar geleden was het een handicap wanneer je als organisatie telefonisch onbereikbaar was, nu staat een organisatie die gebeld wordt, eigenlijk al op 1-0 achterstand omdat de online support niet toereikend is. Het maakt het werk van de customer service medewerker de komende jaren steeds lastiger.

Nieuwe kanalen komen sneller op

Nieuwe kanalen en nieuwe voorkeuren van consumenten komen sneller dan voorheen op. Dat betekent dat bedrijven opkomende nieuwe interactievormen sneller moeten kunnen adopteren: denk aan click to call, call me now, chat of IM. Een goed voorbeeld is de nieuwe dienst van Amazon, gelanceerd bij de laatste Kindle. Op dat apparaat zit een one-click customer service button met de naam MayDay, die voor direct live video contact met een service-agent zorgt. Amazon zet in op gratis 24/7 dienstverlening met een responstijd van maximaal 15 seconden.

Het tempo zit er bij de meeste bedrijven echter nog niet in. Tempoverschillen bieden kansen aan ondernemingen die wel snel aanhaken op nieuwe servicekanalen, zoals YouTube of Vimeo. Slimme bedrijven bouwen op die plekken een voorsprong op met succesvolle virals en handige servicevideo’s. Het optuigen van zo’n nieuw kanaal lijkt kinderspel (even een account aanmaken), maar daarachter gaat een flinke contentgedreven organisatie schuil en het duurt even voordat je zo’n machine hebt ingericht.
Bedrijven doen er verstandig aan zich voor te bereiden op de opkomst van nieuwe technologie zoals spraakbestuurde websites en de inzet van spraaktechnologie in contactcenters met real time speech analytics, zodat in beide gevallen bijvoorbeeld “cancel my order” kan worden opgevolgd.

Interactie in de keten

Het ecosysteem waarmee het contactcenter te maken heeft, zal de komende jaren uitgebreid worden. Contactcenters zullen moeten leren samenwerken met meerdere partners in ketens (zoals Google Now of Amazon nu doen) en het tempo van die samenwerking heet real time. Het contactcenter van de toekomst werkt niet alleen samen met klanten, maar ook met producten en voorwerpen. Je connected car meldt straks online bij de garage dat de remblokken vervangen moeten worden. Het contactcenter belt vervolgens jou voor het maken van een afspraak.

Wendbaarheid

Het sneller kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen vraagt om snel wendbare klantcontactorganisaties. In klantcontact is het concept ‘snelheid’ echter drastisch aan vernieuwing toe. Snelheid ging tot nu toe vooral over service levels en responstijden. Snelheid voor de nieuwe consument is echter het aantal clicks waarmee je bij de juiste informatie komt, een bestelling kunt plaatsen of een vraag kunt stellen. Snelheid is ook het tempo waarmee geleverd wordt: real time zoals bij apps voor online bankieren en binnen een half uur als het gaat om fysieke distributie. Waarom is het wel mogelijk dat er binnen een half uur een pizza bij mij wordt afgeleverd, maar niet mijn favoriete boek, smartphone-accessoire of cadeautje?

Klant en medewerker veranderen

Niet alleen consumenten, maar ook de contactcentermedewerkers verwachten snelheid in de dienstverlening. Hun managers kunnen er op wachten dat agents telefonie en online interactie willen combineren en dat zij veel meer autonomie willen. Hoezo social media teams? En hoezo alleen werken vanaf kantoor? En waarom zitten sales en marketing op een andere verdieping? Het opheffen van allerlei – voor contactcenters klassieke – beperkingen kan het klantcontactwerk – en daarmee de dienstverlening – aanzienlijk verbeteren. Het is niet langer interessant hoe lang een gesprek duurt, het gaat er om te weten wat je kunt doen voor de klant om zo veel mogelijk waarde uit de relatie te halen.

Silo’s slopen

Dat betekent dat er veel meer kennis en informatie beschikbaar moet worden gesteld. Contactcentermanagers en CCO’s moeten een oplossing vinden voor het feit dat in het klassieke contactcenter kennisdeling tussen agents niet tot nauwelijks plaatsvindt, terwijl informatie vaker dan ooit verandert. Niet alleen ‘snelheid’ moet geherdefinieerd worden in de contactcenterwereld. Ook moeten oude obstakels zoals backoffices, verkokering en IT-legacy nog uit de weg worden geruimd. Maar vooral moet worden ingezet op (digitale) samenwerking. Het contactcenter is gewend daarbij enigszins verongelijkt te wijzen naar de silo’s in de organisatie. De eerste silo die gesloopt kan worden is het contactcenter zelf.

Deze post is tot stand gekomen in samenwerking met de Zero Distance community en T-Systems

[wp_twitter]

Leveranciers kennen hun klanten niet

Klantcontactprofessionals – supervisors, managers en customer service directeuren – praten veel over de customer journey, over multichannel klantcontact, over NPS en over de klant die altijd online is. We vergeten wel eens, dat ook zakelijke klanten gebruik maken van alle mogelijke informatiebronnen en kanalen om te communiceren met, of informatie te vinden over hun leveranciers. Uit onderzoek is naar voren gekomen dat bedrijven in hun branding accenten leggen waar zakelijke klanten niet altijd op zitten te wachten. Er wordt ‘langs de klant heen’ gepraat.

McKinsey heeft via een bijzonder onderzoek blootgelegd dat er een kloof is tussen datgene wat de leverancier als brand message de wereld in stuurt en datgene wat de (zakelijke) klant werkelijk wil weten.

Lees meer op het blog van Teleperformance Benelux